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关于如何加强高校后勤财务会计档案管理的探讨

 

一、高校后勤财务会计档案管理的重要性。

档案的重要性不言而喻,国家专门为档案管理立法,足以说明档案工作处于非常重要的地位。财务会计档案做为档案的重要组成部分又有其特殊的重要性,其记载反映的内容主要是与财务计划、经营、收支、管理有关的经济事务,是单位经济活动过程中的主要历史载体。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,高校后勤财务档案的管理也成为高校档案管理的重中之重。高校后勤为学校的发展建设、教学生活提供保障,投入了财力、物力,后勤财务会计档案是历史经验的总结、是各种审计财务检查工作的基础、是保持工作连续性的载体、是各种经济事务发生的证据。因此,加强对高校后勤财务会计档案管理有着极其重要的意义。如何建设好财务档案,提高财务管理工作效率和财务档案管理工作水平,是高校档案管理面临的一个重要问题。财务档案是否真实、齐全、准确、完整,也就直接影响到高等教育事业的发展。

二、高校后勤财务档案管理中存在的问题。

(一)财务档案管理意识淡薄。

真实的财务信息是单位经营运作情况的真实写照,财务档案管理工作将各种财务信息进行收集、汇总、整理并加以保存,财务档案成为单位管理层进行科学决策的重要参考依据。但有些单位对财务档案管理工作的认识程度不够,在具体的管理工作中对财务档案管理工作在人员配备及财力支持上都严重不足,在管理过程中大量的财务资料被忽视了,导致重要的财务信息资源被遗失。与此同时对财务档案管理工作的不规范,导致了财务信息资料容易发生丢失、损毁。单位内部财务档案管理意识的薄弱严重影响了财务档案管理工作的发展。

(二)财务档案管理人员业务水平不高。

高校后勤基本没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,只是凭借会计的经验进行管理,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验,导致对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高、装订不规范、分类不科学。

(三)财务档案归档工作不规范、归档内容不全面。

财务档案归档工作应当依据具体的工作规范实施全面归档,确保能够对财务信息进行全面具体的管理。高校后勤财务大多应被列入财务信息,归档内容仅局限于凭证、报表,缺乏对单位从事经营活动的各种文件、合同的整理、归档与保存。因此,财务档案管理工作在管理内容上有待进一步规范。

(四)财务档案管理工作的基础设施不完善。

财务档案管理工作应配有专门的档案室,用于单位财务档案信息的存储,某些单位的档案室环境非常差,阴暗潮湿,安全防护措施也严重不足,很容易导致档案发霉、受潮、被盗。从而影响了财务档案管理工作的整体质量和效果。

三、高校后勤财务档案管理工作的改进措施。

(一)努力提高财务档案管理工作意识。

树立档案管理工作意识是保障财务档案管理工作顺利开展的重要保障。针对单位内部财务档案管理工作薄弱这一局面,单位领导、职工都要对财务档案管理工作有清醒足够的认识,加强对财务档案管理工作的重视程度。加强对财务档案管理人员的监管,在财务档案管理中逐步培养其工作人员的责任感,保证财务档案管理工作的各项内容能够落实到位。

(二)完善财务档案管理制度。

依据《会计法》和《档案法》等法律法规,依法加强财务档案管理工作,首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度,将财务档案管理纳入到本单位工作的整体规划中,制定财务档案管理的工作目标,建立诸如《财务档案工作人员守则》《财务档案移交、归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度,规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节,使财务档案管理工作真正做到有法可依、有章可循。

(三)提高财务档案管理人员的素质。

高校财务档案管理人员首先应具有很强的法律意识,挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作,并保持人员相对稳定。要对档案管理人员进行多途径、多形式的培训教育,带领他们到先进单位参观学习,提高档案管理人员的实际工作能力,提高他们的档案管理责任和保密意识,培养他们脚踏实地、严谨的工作作风。以适应不断发展的财务档案管理工作。

(四)全面了解高校财务档案归档的具体内容。

随着高校后勤管理职能不断延伸,其业务范围也相应扩展,除了基础工作的记账、报表外,还应更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析,会计人员在完成处理工作之后,却忽略甚至没有搞清究竟对哪些相关资料进行收集、整理、归档,给以后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。高校后勤财务档案归档的具体内容有:

1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证;2、会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿;3、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告;4、其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册;5、电算化会计档案类:存储的会计凭证、账簿、报告等,包括U盘、移动硬盘等;6、每期定作的数据库备份;7、财务软件升级前的数据库备份;8、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;9、所有版本的系统、网络、数据库、软件;10、其他应该存档的有关资料或数据。

除以上内容外还应涵盖后勤企业各种票据领用的登记记录、各种经济合同、相关文件、资产评估报告、验资报告、审计报告及各种内部审计报告等多项内容。

(五)加强财务档案信息化建设。

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快,财务档案管理的重心必然向信息化建设转移,以此不断提高财务档案管理的信息化程度。要积极将财务档案信息化资源数据库等财务档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划,加快财务档案数据库建设,实现财务档案信息资源共享,加速档案数字化进程,尽早实现财务档案信息传递网络化、服务现代化和使用便捷化。探索利用统一的网络平台整合档案信息资源,最大限度实现信息资源共享的有效途径,实现财务档案数据化,网络化。

(六)加强财务档案管理的硬件设施建设。

不断加大财务档案管理硬件投入,配备专制的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机等专用设备,尽可能使用专门的财务档案室,档案室应由专人管理,档案室内应通风好,保持干燥整洁,这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础,为提高财务档案管理水平提供保障。

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